解放HR 爱签电子合同让人事文件签署提效
新闻中心 | 来源:杭州安存网络科技有限公 | 作者:爱签电子合同
被人事文件逼疯的HR:
北京项目小王 1分钟前:我上周就收到续签通知了,怎么到现在还没收到合同,是不是把我漏了?
浙江项目小方 3分钟前:急!请问公章什么时候在公司,我想开一份在职证明,明天方不方便。
上海总部某部门经理 15分钟前:我们部门这个月有好几位同事的合同到期了,帮忙留意一下续签事宜。
总部人事经理 25分钟前:下周又有一批新人要报道,尽快配合各大区准备纸质合同。对了,上周入职的怎么还有十几个没签合同?风险很高,速度能不能再快一点?
……

HR:每天都有一堆文件要签,我也想快一点,但是真的很难!

每一个员工从招聘到入职,整个过程中会涉及到许许多多文件签署需求,各类人事合同、协议书、证明文件等等。

HR每天都要重复核对文件、敲章、通知员工签合同、给外地员工寄文件,一旦文件从几十变成几百、几千甚至上万的时候,效率考验随之而来:

如何改变麻烦的敲章方式,以及繁琐的签署过程来应对庞大的文件签署量,成了提升人事文件签署效率的关键。

爱签电子合同如何实现人事文件电子化签署?

“电子签署”的引入成为人事文件实现电子化签署的关键,为了让客户的人事文件签署场景更灵活,爱签电子合同已经形成了覆盖各类行业需求的人事文件电子化服务体系。

1、开放平台,解锁人事全过程签署场景

爱签开放平台可以连接人事管理系统、OA办公系统,实现集数据、审批和电子签署于一体的文件签署服务,形成全程电子化的人事管理闭环。

现在,HR可以直接从OA平台发起签署,通过严格的流程审核在爱签实现签字、盖章,实现各类人事数据、签署文件、用章信息全程记录,几分钟就能搞定文件签署。

(开放集成)

轻松地为各个行业、不同签署需求,提供覆盖人事招聘、入职、在职、离职全阶段的所有文件签署服务。

其中包括:

各类劳动/劳务合同:包括入职合同、续签合同,劳务派遣合同等。

各类协议/报告:比如保密协议、调岗协议、绩效考核协议等。

各类证明文件:离职证明、在职证明、工资证明、公积金证明等。

2、6大功能覆盖3个阶段,全面解放HR

为了让签署和管理更便捷,爱签电子合同的人事电子签系统可以围绕整个文件签署过程,一对一化解“耗时项”。

(覆盖人事文件签署全过程的应用服务)

发起前

1、合同模版,高效起草

每次签合同,因为业务性质不同,涉及劳务、人事、外包等多种合同类型。为了方便HR第一时间草拟准备,在爱签电子合同平可以为各类业务提前预设好内容模版,签署的时候可以直接在系统调用,内容标准、起草快,全面优化HR工作效率。

(在线套用模版)

2、入职材料,一键上传

每次办理入职,员工都要提交许多材料,毕业证书、技术资格证、体检报告、离职证明等等,为了简化HR的材料审核过程,在发起签署的同时可以同步上传电子档文件,建立员工电子档案,把HR从材料整理的繁重工作中解放出来。

签署中

3、批量签署,极速处理

面对同一时段大批量的入职、续签合同,再也不用一个个通知、一份份敲章,现在通过爱签电子合同平台可以将到期需要续签的、新入职待签任务一键勾选就能同步发起签署,原来几天才能处理好的工作,现在只需要几分钟,再也不怕手速慢。

(一键签署大批文件)

4、在线签署,保障安全

针对线下签署中可能出现的代签、冒签风险,爱签电子合同除了可以提供数字证书验证身份,签署中还支持短信、指纹、人脸识别等多种验证技术,确保签署人身份,让每次签署不可抵赖。

5、移动签署,想签就签

为了打破线下签署形式的限制,爱签电子合同可以借助手机设备与钉钉、企业微信、本企业微信公众号等一键集成,所有签署直接下发到手机,随时随地用微信或钉钉就能签。

签署后

6、智能提醒,及时续签

员工那么多,每次续签总怕漏了谁带来纠纷风险,爱签电子合同可以充当HR的智能助手,对合同进行全程监控,到期提醒、超期预警,提升合同签署的合规、安全性。

爱签人事文件电子化应用优势:

法律效力:今年4月国务院令明确规定可靠的子签名与手写签名或者盖章具有同等法律效力,《电子签名法》的修改进一步放宽电子签名使用范围。

目前,除了涉及婚姻、收养、继承等人身关系的;涉及停止供水、供热、供气等公用事业服务的;以及法律、行政法规规定等不适用以外,其余全部普及。

快捷部署:爱签电子合同不仅可以为HR提供注册即可使用的签署服务,还能迅速与各类办公软件、人事业务系统相结合,针对不同行业的需求完善线上签署场景,适用性强。

提效降本:电子化全面代替线下纸质签署,不仅使用灵活,还能帮助客户全面消除大批量的用纸成本,提高人事管理质量。

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