爱签电子印章助力法务印控,减少法务工作量、提高工作效率
新闻中心 | 来源:杭州安存网络科技有限公 | 作者:爱签电子合同
爱签电子签章系统通过建立统一印控中心,助力中大型集团实现“签字”、“盖章”电子化,将纸质文件变成更易于跟踪和查询的电子文件,通过对子印章全生命周期的监控,让业务风控逐渐智能化,高效提升集团法务文件风险防控能力。

集团法务文件签署难点

难点1:法审依靠人工,难保疏漏

尽职调查、签署人身份、合同内容是否前后一致、印章真假,法务全凭经验审核并给出风控意见,干扰因素多,特别是印章和身份鉴定,没有一个统一的标准,容易被混淆。

难点2:工作多、人工少,法审成本高

一个法务人员一个月大约可以审核、签署35-40份简单文件。一些合同量动辄上万,甚至几十万的中大型集团,尤其是地产类集团,同一时段可能有近万份物业合同等着签审,需要数百名法务协助,人工和时间成本居高不下。

难点3:查合同就像大海捞针,取证慢

每年上万份文件,时间越长文件存管难度越大,要查一份几年前的招标文件只能在档案柜、文件夹里慢慢翻,业务人员、领导层想调一份合同都很难。时间久了、丢了,业务信息链也断了。

难点4:审批2小时,盖章3-5天

许多中大型集团已经具备了信息化管理基础,OA系统、法务管理平台等基本让法务文件实现了高速审批,但是要盖章只能打印出来,遇到异地签约、用印,一次盖章来回可能要耗时一周时间。

爱签电子签章系统可以无缝集成集团法务管理系统、OA办公软件,各类法务文件借助电子流程,审批后即可在线盖章、签字,全程身份认证保障,全面提升法务签署质量。

↓ 例如:

(在法务平台发起合同用印审批)
(自动调用电子印章)

爱签电子合同可以为集团法务签署工作提供:

① 无论是企业还是个人,签署前爱签电子合同都有严格的身份认证,人脸识别、企业营业执照等各类有效身份信息一一核验,自动帮助法务识别签署方真实身份,严防假冒身份,全面减轻法务尽调工作量。

② 电子印都有相对方真实身份支撑,真实性可验、可识别,智能防范萝卜章,法务再也不用一个个看形状、比字体。

③ 爱签电子签章系统对签署中的文件做加密传输,有效化解传统纸质文件在传输中泄露、被篡改的风险,收到对方签好的文件,系统自动识别内容是否一致,无需法务一一对比。

④ 提供数据存证服务,为法务签署提供完善的司法证据链,处理合同纠纷,系统随时在线出证,减少取证时间。

⑤ 电子模板、移动签署助手,将法务从机械化的合同草拟工作中解放出来,实现移动审批、随时响应集团文件法审需求。

“6大”特色法务签署场景 ,助力集团法务管理全程电子化

围绕集团日常法务工作类型,简化“业务合作、授权、批办、律师选聘等”日常业务签署程序,提升法务部门“签约”、“用印”风险防控能力。

1、法律相关文件签署

集团内部重大项目需要法务部或者外聘律师根据业务提供的材料给出专业的“法律意见书”,出具“律师函”或“风险评估意见书”等相关法律文件。

签署需求:

此类法律文件律师起草后需要上报给上级领导审核,签字确认后才能反馈给业务部。

文件大多为格式文件,要求严格,法律责任大,传统签署方式审批进度慢,从格式比对、内容检查到最后签字,来回得好几天,遇到紧急事件效率难保障。

爱签电子合同解决方案:

爱签电子合同对接集团法务管理平台,可以让外聘律师、法务部、业务部在一个平台实现法律文件流转、签署,不仅可以借助标准模板统一法律文件格式规范,还能通过流程帮助律师一键上报草拟好的文件,法务部领导在线签批,极速下发给业务部,全程高效协作。

2、授权委托书签署

集团内常常会有授权委托签署协议或合同、委托商业谈判、委托办理工商注册或登记等各类业务授权委托需求,需要法务起草标准委托文件,按公司标准完成委托授权程序。

签署需求:

集团对内部“授权委托”业务有严格的办理程序规定,授权委托书的内容执行统一标准格式。法务在系统收到授权委托申请,需要临时起草授权委托书,找申请人签字再盖公司印章,操作繁琐、机械化,耗费时间长。

爱签解决方案:

此类文件属于高频率、格式化用印需求,爱签与OA系统或法务管理系统集成后,可以进行格式文件自动盖章设置,申请人可以自动根据委托类型选择流程,审批后信息智能填入电子委托书模板,法务审批后系统自动在线盖章,申请人借助手机就能签字确认,程序简单、办理快。

3、集团制度文件签署

除了日常业务文件,法务部还要监管集团日常制度文件的制作、审批和发布工作。

签署需求:

集团总部发布的各类制度文件无论是制作、颁布还是修订、废止都有严格审批程序,由于缺乏电子签署能力,法务在线起草后必须打印出来给上级审查签字,再一一打印下发给各部门,用纸量大,颁发慢。

爱签解决方案:

连接法务管理系统,以流程驱动制度文件上报、签审,领导随时在移动端就能审阅文件,意见签署下发,快速同步到集团办公门户,实现“制作、签发”全程电子化

4、业务合同全程电子化签署

签署需求:

业务合同是集团法审工作核心内容,各类采购、销售、服务、招聘等业务,签署中相对方资质、身份信息以及印章真实性鉴别,成为法务审核难点。

爱签解决方案:

爱签电子签章系统有CA数字身份证书支撑,签署过程全程真实身份保障,无需人工筛查资料;标准化格式模板智能起草文件,提升集团合同内容规范性。

各类合同直接在法务共享平台审批后即可一键完成盖章,同步提醒相对方,手机端就能签,打通业务合同信息共享渠道,助力集团合同“制作、审批、用章、签字、归档、查询”全程电子化。

5、纠纷案件高层签字批办

集团出现各类合同、业务纠纷,需要法务上报案件信息,上层领导签字确认才能完成批办。

签署需求:

全国各个分部的纠纷案件都由集团法务统一上报批办,几十份文件领导要一一查阅、签字,很麻烦,有时等着出差,案件还没审批完,一耽搁就是一星期。

爱签电子合同解决方案:

子签章接入集团法务管理平台,通过移动应用软件打造纠纷案件登记、上报、批办一体化平台。

法务上报案件信息,领导随时通过手机了解详情,签字批办,推动集团纠纷案件全流程管控。

(领导手机端随时批办)

6、律师选聘合同签署

集团法务部外聘律师需要签人事合同,爱签电子签章系统连接OA系统、法务管理平台,帮助人事部门实现合同“制作、审批、盖章、律师签字确认、归档”全程电子化。

不仅可以借助微信小程序实现律师执业证、证件信息上报,还能通过身份认证确保律师身份信息真实,全面简化律师入职流程,提升法务选聘效率。

(电子劳动合同移动签约)

【点击文字查看】:爱签电子合同在人事管理中的应用场景。

爱签电子签章在集团法务工作中的应用效果:

用印文件有效追踪用印人员,文件盖章流转时间平均减少2.5天。

用印综合管理成本降低,单次审核、盖章时间缩短至2分钟。

印章盗用、萝卜章事件基本为0,1秒查询历史用印记录。

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