爱签助力公文电子化签署,要务信息极速达
新闻中心 | 来源:杭州安存网络科技有限公 | 作者:爱签电子合同
政府机关和国企的日常工作常常围着公文转,发布通知、下达任务、请示工作、记录会议全靠公文,对效率和安全的重视,也让公文管方式不断转变:

1.原始的纸质化阶段:公文内容的起草、审核、用印全靠人工,传输靠快递,公文积压、效率低成为常态,管理成本居高不下。

2.过去的半电子化阶段:信息化管理盛行,许多组织借助办公软件实现了公文线上拟稿、审核和套红,但是“盖章”仍在线下,用章难题依旧难解。

3.现在的全程电子化阶段:引入电子印章将盖章、签字搬到线上,在半电子化的基础上彻底打通公文电子体系,实现全程无纸化管理。

爱签可以连接OA办公系统、公文管理系统,为组织公文签发提供集“拟稿、签发、套红、用印、打印、签收”于一体的智能化公文服务。提升公文内、外流转效率,彻底改变组织无序、低效、麻烦的公文管理状态。

(发文周期缩短95%)

首先,借助电子印章解决盖章难题

传统实体印章实地纸质盖章方式带来的用章难问题,是当前组织公文管理中的核心难题。

爱签电子签平台可以帮助政府机关和国企单位制作和管理具有法律效力的电子印章,一个平台就能对所有印章进行全过程管理和使用监控。

(电子印章台帐)

印章统一调用:和线下填单、签字申请用章不同,爱签可以与OA的电子流程接通,各类业务中的公文盖章需求,全部通过流程上报、审核。不仅随用随调,还能确保印章安全。

用章全程记录:为了确保每次发文盖章的真实性,爱签可以为组织提供用章日志,详细记录每枚印章的具体使用过程,防止盗章、冒用带来的假消息风险。

(用印记录)

接着,全过程应用服务,收、发便捷

围绕组织内部发文流程,一对一化解各个环节的管理难题,给公文流转提速。

1、拟稿便捷

政府机关和国企单位对公文的编排要求严格,借助爱签进行电子拟稿可以全程确保格式合规、内容安全。

提供在线模板

“命令、决议、指示、公告、函、通知等”15种公文都能在爱签提前设置编辑模板,起草中直接根据需求套用模板,在系统内就能实现在线编辑。

(模板库)

支持版本控制

公文在拟稿和核稿过程中会进行多次修改,这就会出现版本问题,为了方便识别和追溯,爱签平台可以记录所有文件信息,随时还原和查看各类历史版本文件。

实现修改留痕

为了提高内容的安全性,爱签可以对公文内容进行修改记录,每次修改的操作人、修改时间以及具体的修改信息等都有记录,随时核查、追溯,确保操作留痕。

(修改留痕)

2、签发安全

公文签发环节需要领导审批签字完成盖章,为了实现高效、安全地发文,爱签电子签可以提供验签和身份验真服务,确保签发可靠。

随时移动签发

为了提升公文签发效率,爱签可以提供移动签署服务,在签发过程中,无论领导是否在公司,随时用手机就能签字、盖章,保留签字痕迹,方便又安全。

确保真实身份

为了避免代签、盗签风险,明确签署人身份非常关键。爱签可以在签发公文环节对签署人进行二次验真,借助短信验证码、指纹、动态令牌和人脸识别等技术确保签署人真实意愿,防止扯皮、抵赖。

(密码二次确认)

全程签章验真

印章的真实性是验证公文的核心环节,爱签提供的每个签名和印章都有权威CA机构颁发的数字证,随时都能查明印章和签署人的身份,全程确保安全发文。

(权威证书全程验真)

3、套红自动

公文套红是发文中的重要环节之一,为了提升发文效率,爱签电子合同可以为组织提供自动套红服务。

发文内容确认签发后,在电子流的驱动下文件可以智能抓取关键信息,完成自动套红,全程无需人工操作,格式规范、速度快。

(自动套红)

4、用印智能

以电子印章替换实体印章,以透明的线上签署方式确保用印中的印章和内容安全。

统一PDF格式更规范

公文电子化签署过程中,整个公文内容都在线上实现流转,为了确保整个过程中内容不被篡改,爱签电子合同可以在盖章环节自动将审核确认的公文自动转换成国家标准的PDF格式,文件更加正式,不易篡改。

(pdf格式自动盖章)

明确印章使用权限

为了改变实体印章无序的使用状态,爱签电子合同可以对组织的所有电子印章进行使用权限设置,控制使用人员,提升使用安全性。

多部门联合用印更方便

在许多对外发文的过程中常常涉及多个部门,为了提升审核盖章的效率,爱签电子合同可以借助OA系统的流程对盖章流程进行联合用印设置,一条流程几分钟就能实现多个部门的同步用章,无需辗转跑腿,提升发文效率。

(联合用印)

5、打印防泄

盖完章的文件有时候需要下发到多个区域,打印传阅的过程中,爱签电子合同伪打印功能可以加强文件管控力,防止文件外泄、防止内容篡改。

限制打印份数

每次打印都要经过流程审批同意,精确控制打印人、打印份数、输出地等信息,防止重要公文信息被泄漏,提升内控能力。

(打印设置)

内容防伪防篡改

爱签的防伪打印机可以对打印出的文件添加文字水印、二维码、光栅防伪码、骑缝章等多种防伪技术,保证纸质文件和线上审批的文件一致,不会被篡改或者偷换页。进一步保证了公文的合规性。

线下专人领取

为了防止文件在打印中被外泄,员工必须凭借审核派发的“打印码”或者指定的“员工卡”打印领取文件,一对一操作,确保文件安全,保证发文环节可控。

(制定位置、获取打印码)

6、签收验真

在各个组织上、下行文的业务场景中,有时可能是外部来文,怎样在第一时间确认公文的来源和可靠性是每次收文的必要环节。现在爱签平台可以直接提供验证服

(来文验证)

您可以直接将来文上传至爱签进行验证,如果已经和公文系统集成,收文的同时就能自动检验文件的签名和印章的真实性。确保文件来源、文件内容、文件印章真实。

爱签公文电子化签署实施优势

加强印章合规管控:印章电子化后纳入系统进行统一管理,从权限、流程、审计等多方面进行管控和监控。

节省人力物力成本:节省线下文件内容检查、文件快递所需的大量人工、纸张和快递费,实现轻松发文。

确保真实和安全:从内容防篡改到身份全程验真,确保真实意愿,全程监控,及时记录每次改动,便核查。

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