一位HR如何就能轻松处理千人劳动合同?
新闻中心 | 来源:杭州安存网络科技有限公 | 作者:爱签电子合同

据某大型集团企业反馈,“电子劳动合同”的应用,让1个HR的合同服务量从350人提升到1000人、每份合同签订时间从2-3天缩减到2-30分钟、办理过程从依靠快递到全程24小时线上办理,管理成本平均优化95.43%

2020年,“劳动合同”迎来发展里程碑,延续了30多年的纸质劳动合同逐步进入电子化时代:

  • 3月10日,人社部发文提出,用人单位与劳动者协商一致可以采用电子形式订立书面劳动合同。
  • 11月2日,北京市人社局率先发布《关于推进电子劳动合同相关工作的实施意见》,在全市推进实施电子劳动合同,在全国起到示范引领作用。
  • 11月18日,沈阳市人社局发文,在全市推广应用电子劳动合同,形成“线上签约、链上管理、大数据应用”的劳动合同电子化应用管理新模式。

今天,“电子劳动合同”与“纸质劳动合同”具有同等法律效力,企业HR的工作也将进入“无纸化”,如何高效签署一份合法、有效的电子劳动合同,成为众多企业当前的重要需求之一。

>>>爱签电子签章系统:

以权威CA数字身份证书为基础,为各类企业的人事合同签署业务提供合法、有效的电子印章、电子签名、电子合同、身份认证以及数据存证等一体化服务,全程身份保障、有效防篡改,确保企业在线签署的电子劳动合同与纸质劳动合同具有同等法律效力。

为了更贴合企业劳动合同的实际签署需要,爱签将企业入职、续签业务中的劳动合同签署环节不断细化,量身定制“10大”线上签署工具,助力HR高效完成“员工入职信息收集、入职审批、花名册信息收集、合同制作、审批盖章、员工签约、续签查询、自动存档等”工作,高效签署电子劳动合同。

(人事合同全程电子化签署过程)

“10类”电子劳动合同签署工具,贴合企业劳动合同真实签署场景

工具1:智能配置电子合同模板,HR按需、高效发起合同

>>>针对劳动合同签署问题:

不同岗位、工种要签署的劳动合同文件也不同,比如“管理类劳动合同、实习生类劳动合同、应届生劳动合同、校企合作类劳动合同等”。

一些人员流动大、实习生较多的大型企业,HR可能同时要为几百、上千人办理入职和续签,不仅要起草多类合同,还要一一匹配给不同岗位员工签署,工作量大。

爱签电子劳动合同签署平台:

HR可以根据企业内部劳动合同类型提前预设好电子劳动合同模板,在办理入职、实习以及续签的过程中,只要根据人员岗位就能自动筛选合适的电子劳动合同模板,一键发起在线签约。

(按需预设电子劳动合同模板)

工具2:合同到期自动提醒,HR及时办理续签、防止超期

>>>针对劳动合同签署问题:

根据规定,如果企业和劳动者超过30天不续签就属于违法,需要支付员工两倍工资。

所以HR每个月不仅要盯着哪些人合同到期了,还要督促员工尽快在30天内签字。但是人工难免出现疏忽,万一漏了、员工超期未签怎么办?

爱签电子劳动合同签署平台:

为HR提供智能续签提醒功能,在第一次签署电子劳动合同的时候只要设置好“文件终止日期”,到期自动提醒HR。

同时,HR还可以把“签署截止日期”设置为“30天”,系统会自动提醒员工在30天内完成合同签署,有效防止忘签、漏签,

(智能设置合同到期、签署终止日期)
(智能设置合同到期、签署终止日期)
(智能筛查到期合同)

工具3:自动关联历史劳动合同,HR快速确定续签薪酬

>>>针对劳动合同签署问题:

一些合同周期较短的企业,每年都要进行续签,员工的薪酬是否变化、具体是多少都要去翻查以前签署的合同才能确定,但是每年入职的人员多、线下的合同档案查找起来麻烦,每次续签都有一周时间耗在翻查合同档案上。

爱签电子劳动合同签署平台:

在发起签署时,帮您智能关联历史合同信息,方便HR快速核对薪酬、岗位等相关信息,每位员工过去签署的文件一搜即知,减轻档案翻查压力,提高HR信息核对效率。

(智能关联历史劳动合同文件)

工具4:员工自动上传入职材料,HR高效办理入职

>>>针对劳动合同签署问题:

在为新员工办理入职的过程中,除了签署劳动合同,员工还要提交许多材料,比如“身份证、学位证书、荣誉证书、职业技能证书、体检报告等”各类文件,过去只能通过“纸质复印件”邮寄或者送到人事处。遇到招聘旺季,几百、上千人入职,HR每天都有一堆材料要核实、归档。

爱签电子劳动合同签署平台:

在HR发起电子劳动合同签署流程时,可以直接设置“附件要求”,智能提醒劳动者要提交哪些材料,员工登录爱签签约的过程中,在流程附件就能快速上传“电子入职材料”,完成签约的同时,帮助HR高效收集入职材料。

(流程附件智能上传入职材料)

工具5:内、外部人员信息一键导入,提前统一认证,填报更精准

>>>针对劳动合同签署问题:

在线上发起电子劳动合同签署的过程中,HR常常担心填错员工信息,有时员工手机号换了没能及时更新、有时需要进行劳务外包,外部劳动者信息获取不精准等情况,都会导致合同签约邀请发错人,耽误签署时间。

爱签电子劳动合同签署平台:

为了防止HR把合同发错人,爱签电子劳动合同平台支持将内、外部劳动者姓名及手机号等信息批量导入“信息库”,HR可以提前通知劳动者进行“身份认证”,系统及时标注认证状态,确保信息库中的信息与劳动者身份一致。

(员工信息提前导入系统,统一认证)

那么,HR在签发电子劳动合同的时候就能直接从信息库中导入已经认证过的劳动者信息,确保劳动者本人查收签约邀请,防止发错人。

(快速选择合同签署方)

工具6:支持批量发起合同,轻松应对大批量入职

>>>针对劳动合同签署问题:

一些大型企业,每年春招、秋招季都有大批量入职,少则几百多则上千,纸质劳动合同时期全靠手动一份一份发出去,工作量太大,签署周期长。

爱签电子劳动合同签署平台:

支持“批量发起”、“批量签署”,HR只要把入职员工的姓名、手机号等身份信息一一整理上传,一条流程就能同时向几百上千人发起签约邀请。

(批量发起)

员工手机端签约一完成,HR打开系统一键勾选合同信息,就能为大批量合同一键盖章,原本5-15天才能完成的工作,只需2-3小时就能实现。

(批量盖章)

工具7:支持扫码签约,员工扫一扫智能填报信息签合同

>>>针对劳动合同签署问题:

校招或招聘会上,往往提前无法确定要和谁签合同,那么在发起电子劳动合同签署流程的时候,“接收人”信息就无法填写,该怎么签?

爱签电子劳动合同签署平台:

支持“扫码签署”,如果不确定签署对象信息的情况下,在发起电子劳动合同的过程中,可以不填接收方信息,并将签署邀请流程转化成二维码,在宣讲会、培训会这些场合,可以直接出示二维码,要签的员工扫一扫就能自动识别合同,在线签约。

(自动生成电子劳动合同签约二维码)

工具8:指定签署位置,防止乱签字、签错地方

>>>针对劳动合同签署问题:

在签署劳动合同的过程中常常会出现“乱签字”、“不知道在哪签字”的情况,一旦签错位置合同只能作废重签,耗时费力;有时满文档也找不到自己该在哪签字。

爱签电子劳动合同签署平台:

为了减少签署误差,可以借助爱签电子劳动合同签署平台提前为员工“指定签署位置”,员工签署中可以一键锁定签字位置,提升签署效率,有效防止乱签字现象。

(指定签署位置)
(一键锁定签字位置)

工具9:重要人事信息自动导出,高效生成员工花名册

>>>针对劳动合同签署问题:

企业内部大多都有制作员工花名册的习惯,过去只能靠HR一个员工一个员工的去手动登记,操作麻烦,工作量大。

爱签电子劳动合同签署平台:

支持“员工信息导出”,HR可以把自己需要的花名册信息提前设置好,勾选所需的合同文件,系统帮您自动筛选信息,姓名、手机号等信息就能自动生成excel表格导出。

(智能导出信息)

工具10:智能识别签署人身份,发错也能高效重发不泄密

>>>针对劳动合同签署问题:

在签署劳动合同的过程中万一把接收人手机号填错,合同错发给其他人,合同信息面临泄露风险?

爱签电子劳动合同签署平台:

实行“接收人身份未验证,文件不允许查看、下载”。如果填错手机号,那么接收人在验证身份的过程中手机号与预留身份信息不符,系统自动提醒,无法打开或下载文件。HR一键撤回,即可重新修改接收人信息,高效重新发起签约。

(智能识别)

爱签电子劳动合同平台在帮助企业合法、高效签署电子劳动合同的同时,还提供一站式电子合同存证、鉴定、仲裁及法律服务,若履约过程中产生纠纷,需进一步的举证和法律服务时。用户可通过爱签平台随时随地调取以及查验所签电子劳动合同,并申请一键出证,为司法路径提供权威、有效的法律证据!

总结

在国家人社局的积极号召下,北京、沈阳等多地已经逐步响应实施电子劳动合同,随着“放管服”改革深化,全国各地或将相继出台政策推动电子劳动合同落实。

爱签电子签章作为合法、有效的智能化签署工具,可以灵活集成企业微信、微信小程序、钉钉等移动应用,帮助企业打造24小时移动签约助手,推动各行业组织实现电子劳动合同转型。

关键词: 电子合同 电子签约 电子签章 爱签电子合同 爱签

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